Zálohy pro malou firmu: pravidlo 3-2-1 bez IT oddělení

Disk neumírá s varováním a notebook se dá z auta ukrást za pár vteřin. Pravidlo 3-2-1 je jednoduchý recept, jak mít data v bezpečí i bez vlastního IT oddělení: tři kopie, dvě různá úložiště a jedna kopie mimo firmu. Zde zjistíte, jak ho zavést.

Zálohy řeší většina firem stejně: až ve chvíli, kdy je pozdě. Disk přitom neumírá s varováním předem, notebook se dá z auta ukrást za pár vteřin a vyděračský software zašifruje účetnictví během jedné noci. Nejčastěji ale data nezmizí kvůli hackerům, nýbrž kvůli obyčejnému omylu: někdo smaže složku, přepíše smlouvu starší verzí nebo vysype koš. Ve všech těch případech rozhoduje jediná věc, a to jestli existuje kopie, ze které se dá obnovit.

Pravidlo 3-2-1 se dá shrnout do jedné věty. Mějte data alespoň ve třech kopiích, tedy originál a dvě zálohy, ukládejte je aspoň na dva různé druhy úložiště a jednu kopii držte mimo firmu. Každé číslo chrání před něčím jiným. Tři kopie před tím, že selže zrovna ta jediná záloha. Dvě úložiště před poruchou jednoho typu zařízení. A kopie mimo firmu před požárem, vodou nebo zlodějem, který odnese počítač i disk, co leží vedle něj.

Stejně důležité je vědět, co zálohou není. Synchronizace, tedy OneDrive, Google Disk nebo Dropbox, sama o sobě zálohou není: když soubor smažete nebo ho zašifruje vyděračský software, synchronizace tu změnu věrně rozešle na všechna zařízení. Koš a historie verzí vás chvíli podrží, ale jen po omezenou dobu. Zálohou není ani druhý disk v počítači, který kopíruje ten první, ani externí disk, který je k počítači připojený pořád. Co zasáhne počítač, zasáhne i je.

Celý počítač zálohovat nemusíte, programy se dají nainstalovat znovu. Zálohovat je potřeba to, co znovu vytvořit nejde nebo by to stálo týdny práce: účetnictví a faktury, smlouvy, podklady a fotky zakázek, firemní poštu, seznam zákazníků, web i s jeho databází a přístupy ke všem službám. U webu se nespoléhejte jen na zálohy od hostingu. Když hosting skončí nebo vám zruší účet, zmizí zálohy spolu s webem.

U živnostníka nebo malé firmy v praxi stačí dvě vrstvy. První je automatická záloha počítače na síťové úložiště nebo na externí disk, který se po záloze odpojí. Druhá je zálohovací služba v cloudu s historií verzí, která drží kopii mimo firmu. Spolu s originálem v počítači tak máte tři kopie, dvě různá úložiště a jednu kopii jinde. Stejně stavím i vlastní systémy: projektový portál se každou noc sám zálohuje na Google Disk a nikdo na to nemusí myslet.

Záloha, na kterou si musíte vzpomenout, dříve nebo později neproběhne. Proto má běžet sama a ozvat se, když selže, ne naopak. A má si pamatovat starší verze aspoň několik týdnů zpátky. Smazaného souboru nebo zašifrovaných dat si totiž často všimnete až za pár dní a nejnovější záloha už v sobě nese poškozený stav.

Záloha, ze které jste nikdy nic neobnovili, je jen naděje. Jednou za čtvrt roku si zkuste vytáhnout jeden konkrétní soubor, třeba loňskou fakturu, a otevřít ho. Zabere to deset minut a právě to rozhoduje, jestli budete po havárii druhý den zpátky v práci, nebo zjistíte, že se záloha půl roku potichu nedělala.

Nechcete to řešit sami? Projdu s vámi, jaká data ve firmě máte a kde leží, navrhnu zálohy podle pravidla 3-2-1, nastavím je a jednou spolu vyzkoušíme obnovu, ať víte, že fungují. Jednorázově a bez povinného paušálu. Pravidelné hlídání dává smysl domluvit až tam, kde je co hlídat průběžně.